Dataskyddpolicy
Dataskyddspolicy för medlemsregistret
Uppdaterad: 16 maj 2023
Registeransvarig
Oenologiska Sällskapet – Oenologinen Seura r.f. (nedan kallad ”Vinsällskapet”)
FO-nummer: 3039997-2
Kontaktperson i frågor som rör registret
Namn: Fredrik Nordström
E-post: bebbenordstrom@gmail.com
Telefon: 040 482 8987
Registrets namn
Oenologiska Sällskapet – Oenologinen Seura r.f. dataskyddspolicy för medlemsregistret
Rättslig grund och syftet med behandling av personuppgifter
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att upprätthålla och administrera Vinsällskapets medlemsregister. Information samlas in och behandlas för ändamål som rör medlemsadministration, fakturering av medlemsavgifter, kommunikation samt utveckling och organisering av Vinsällskapets verksamhet.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i medlemsärenden är antingen ett avtal eller den registeransvariges berättigade intresse. I andra sammanhang är behandlingsgrunden den registrerades samtycke.
Personregistrets datainnehåll
Vinsällskapet kan samla in och behandla följande personuppgifter:
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Information rörande medlemsavgifter
• Information rörande deltagande i vinresor och -seminarier
• Eventuella specialdieter eller -behov
Personuppgifternas lagringstid
Vinsällskapet förvarar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt med hänsyn till syftet med användningen av registret eller i enlighet med gällande lagstiftning.
Regelrätta datakällor
Personuppgifter samlas in i samband med upprättande av medlemskap, så länge medlemskapet fortgår och direkt från medlemmen själv i samband med det arbete som görs för att skapa ett eventuellt medlemsförhållande. Information kan också samlas in i samband med olika marknadsföringsåtgärder, exempelvis vid evenemang.
Regelrätt överlåtelse av personuppgifter
Vinsällskapet kan överlåta medlemmars personuppgifter till tredje part som är nödvändiga för föreningens verksamhet, såsom researrangörer eller samarbetspartners som deltar i anordnande av vinresor eller -seminarier. Information lämnas inte ut annat än inom de gränser som tillåts och krävs enligt gällande lagstiftning.
Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Vinsällskapet överför inte personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet utan vidtagande av lämpliga skyddsåtgärder och säkerställande av dataskyddsnivån.
Principer för registrets skydd
Att säkerställa dataskydd och lämpligt skydd av personuppgifter är centrala målsättningar för Vinsällskapet. Vinsällskapet implementerar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig användning, förlust, ändring eller avslöjande. Varsamhet iakttas vid behandling av registret och elektroniskt lagrad information är skyddad på vederbörligt sätt. Behandling av personuppgifter är endast möjlig för de personer till vars arbetsuppdrag det hör.
Manuellt material
Målsättningen är att hålla manuellt material till ett minimum. Materialet förvaras i ett utrymme dit endast behöriga personer har tillträde. Förstöring av dokument är organiserat på tillbörligt sätt.
Elektroniskt lagrad data
Utrustningens datasäkerhet sköts på tillbörligt sätt. Principerna för registerskydd inkluderar åtkomstkontroll, hantering av användarrättigheter, uppdatering av utrustning och programvara, dataskyddad förvaring av utrustningen och skyddad datakommunikation. Dataskyddet utvärderas årligen och förbättring av verksamheten eftersträvas i takt med förnyad lagstiftning och identifiering av nya risker. Alla dessa åtgärder syftar till att säkerställa att behandlingen av personuppgifter sker säkert och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
Profilering
Den personuppgiftsansvarige använder inte personuppgifter för profilering.
Den registrerades rätt att invända mot behandling av personuppgifter och direktmarknadsföring
Den registrerade har rätt att invända mot profilering och andra behandlingsåtgärder som den personuppgiftsansvarige tillämpar på den registrerades personuppgifter i den mån databehandlingen grundar sig på medlemsförhållandet mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade. Den registrerade kan framföra sitt krav angående invändning i enlighet med avsnittet Kontakt i denna dataskyddspolicy. Den registrerade skall precisera den särskilda situation på vars grund hen invänder mot behandlingen. Den registeransvarige kan vägra att verkställa begäran om invändning på i lagen angivna grunder.
Den registrerade personen kan lämna medgivanden eller förbud avseende direktmarknadsföring eller profilering till den personuppgiftsansvarige.
Andra rättigheter för den registrerade relaterade till behandlingen av personuppgifter
Rätten att få tillgång till data (rätt att kontrollera)
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som har lagrats i den registeransvariges register. Begäran om tillgång måste göras i enlighet med avsnittet Kontakt i denna dataskyddspolicy. Rätten till tillgång kan nekas med stöd av lagen. Att utöva tillgångsrätten en gång per år är i princip kostnadsfritt.
Rätten att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandlingen
Den registrerade kan lämna in en begäran om rättelse, radering eller begränsning av information efter att ha upptäckt ett fel i enlighet med avsnittet Kontakt i denna dataskyddspolicy.
Den registrerade har också rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av sina personuppgifter, till exempel i den situation då den registrerade väntar på den registeransvariges svar på en begäran om att rätta eller radera hens uppgifter.
Rätten att överföra data från ett system till ett annat
I den mån den registrerade själv lämnat till registret uppgifter som behandlas på grundval av samtycke eller mandat från den registrerade har den registrerade rätt att få sådan information som regel i maskinläsbar form till sig själv eller för att överföras till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om den personuppgiftsansvarige inte har följt gällande dataskyddsförordning i sin verksamhet.
Övriga rättigheter
Om personuppgifter behandlas baserat på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvarige i enlighet med avsnittet Kontakt i denna dataskyddspolicy.
Cookies
Vinsällskapets webbplats kan använda cookies för att förbättra användarupplevelsen och samla in information om användningen av webbplatsen. Cookies är små textfiler som lagras på användarens enhet. Användaren kan blockera användningen av cookies i webbläsarens inställningar, men detta kan påverka webbplatsens funktionalitet.
Kontakt
I alla frågor som rör behandling av personuppgifter och i situationer som rör utövande av sina egna rättigheter ska den registrerade kontakta den person som anges i 2 §. Begäran måste vara skriftlig. Den registeransvarige eller den som anges i 2 § kan vid behov be den registrerade att skriftligen förtydliga sin begäran och vid behov kan den registrerades identitet verifieras innan andra åtgärder vidtas.
Ändringar i dataskyddspolicyn
Vinsällskapet kan komma att uppdatera denna dataskyddspolicy då och då. De som är registrerade rekommenderas att regelbundet bekanta sig med innehållet. Medlemmarna kommer att informeras om väsentliga ändringar.
Om Vinsällskapets medlemmar har frågor angående dataskyddspolicyn eller vill utöva sina rättigheter kan ärendet hanteras i enlighet med avsnittet Kontakt.
Denna dataskyddspolicy har utarbetats baserat på den senast tillgängliga informationen och bästa praxis. Vinsällskapet strävar efter att säkerställa korrekt behandling och skydd av personuppgifter. Vi anser att våra medlemmars integritet är mycket viktig och följer tillämplig dataskyddslagstiftning.
Observera att denna dataskyddspolicy beskriver behandlingen av personuppgifter på en generell nivå hos Vinsällskapet. Vid behov kan du få mer detaljerad information och policyer genom att kontakta nämnda kontaktperson.
Tack för att du valde medlemskap i Vinsällskapet. Vi uppskattar ditt deltagande och intresse för viner.