Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty: 16.5.2023

Rekisterinpitäjä

Oenologiska Sällskapet – Oenologinen seura r.f. (jäljempänä ”Viiniseura”)
Y-tunnus: 3039997-2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Fredrik Nordström, puheenjohtaja
Sähköposti: bebbenordstrom (at) gmail.com

Rekisterin nimi

Oenologiska Sälsskapet – Oenologinen seura r.f. jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ja hallinnoida Viiniseuran jäsenrekisteriä. Tietoja kerätään ja käsitellään jäsenyyden hallinnointiin, jäsenmaksujen laskuttamiseen, viestintään sekä Viiniseuran toiminnan kehittämiseen ja järjestämiseen liittyviin tarkoituksiin. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste jäsenasioissa on joko sopimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Muissa yhteyksissä käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.

Henkilörekisterin tietosisältö

Viiniseura voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Jäsenmaksujen tiedot
• Viinimatkojen ja -seminaarien osallistumistiedot
• Mahdolliset erityisruokavaliot tai -tarpeet

Henkilötietojen säilytysaika

Viiniseura säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tai sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäsenyyden perustamisen yhteydessä, jäsensuhteen aikana sekä mahdollisen jäsensuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan jäseneltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Viiniseura voi luovuttaa jäsenten henkilötietoja seuran toiminnan kannalta tarpeellisille kolmansille osapuolille, kuten matkanjärjestäjille tai yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat viinimatkojen tai -seminaarien järjestämiseen. Tietoja ei luovuteta muutoin kuin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Viiniseura ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia ja tietosuojan tasoa varmistaakseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietosuojan varmistaminen ja henkilötietojen asianmukainen suojelu ovat Viiniseuran keskeisiä tavoitteita. Viiniseura toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, häviämiseltä, muuttamiselta tai paljastamiselta. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille henkilöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto pyritään pitämään minimissään. Aineisto säilytetään tilassa, johon vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy. Dokumenttien hävitys on järjestetty asianmukaisesti.

Sähköisesti talletetut tiedot

Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterin suojauksen periaatteet sisältävät pääsyn valvonnan, käyttöoikeuksien hallinnan, laitteiden ja ohjelmistojen ajantasaisuuden, laitteiden tietoturvallisen säilyttämisen ja tietoliikenteen suojauksen. Tietosuojaa arvioidaan vuosittain ja toimintaa pyritään parantamaan lainsäädännön kehittymisen ja uusien riskien ilmaantumisen myötä. Kaikilla näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan, että henkilötietojen käsittely tapahtuu turvallisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Profilointi

Rekisterinpitäjä ei käytä henkilötietoja profilointiin.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen jäsenyyssuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Evästeet

Viiniseuran verkkosivusto voi käyttää evästeitä parantaakseen käyttäjäkokemusta ja kerätäkseen tietoa verkkosivuston käytöstä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän laitteelle. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta tämä saattaa vaikuttaa verkkosivuston toiminnallisuuteen.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö on oltava kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Viiniseura voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan jäsenille asianmukaisesti.

Mikäli seuran jäsenillä on kysyttävää tietosuojaselosteeseen liittyen tai he haluavat käyttää oikeuksiaan, voi asian hoitaa kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu viimeisimmän tiedon ja parhaiden käytäntöjen perusteella. Viiniseura pyrkii varmistamaan henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn ja suojan. Pidämme jäsentemme yksityisyyttä erittäin tärkeänä ja noudatamme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Huomioithan, että tämä tietosuojaseloste kuvaa yleisellä tasolla henkilötietojen käsittelyä Viiniseurassa. Tarkempia tietoja ja käytäntöjä saa tarvittaessa ottamalla yhteyttä aiemmin mainittuun yhteyshenkilöön.

Kiitos, että olet valinnut Viiniseuran jäsenyyden. Arvostamme osallistumistasi ja kiinnostustasi viinejä kohtaan.